Arbeiten mit dem Archiv

Im Archiv werden alle Änderungen abgelegt, die ein Benutzer an einem Dokument vorgenommen hat. So ist es möglich, jeden Bearbeitungsstand eines Dokuments wiederherzustellen, den ein Benutzer auf dem Weg durch den Workflow gespeichert hat.

Jede Dokumentversion hat einen Zeitstempel und kann jederzeit von einem berechtigten Benutzer wiederhergestellt werden. Sie können Änderungen auch nachverfolgen.

Die Struktur des Archivs entspricht der als Baum dargestellten Rubrikenstruktur.
Auch Media-Assets werden archiviert und können hierüber oder direkt im MAM aufgerufen werden.

Ändert ein Benutzer ein Dokument und speichert dieses, dann wird diese Version des Dokuments im zugehörigen Dokumenten-Ast des Archivs abgelegt. Wird dieses Dokument zehn Mal editiert, erscheinen im Archiv entsprechend zehn unterschiedliche Versionen, die alle wiederhergestellt werden können.

Dokumentversionen aus dem Archiv können wieder in den Workflow importiert oder gelöscht werden.

Wenn Sie ein Dokument löschen, werden gleichzeitig auch alle gespeicherten Versionen dieses Dokuments gelöscht.

Warnung

Diesen Vorgang können Sie nicht rückgängig machen.

Aufbau und Funktionsweise des Archiv-Browsers

• Öffnen Sie das Archiv über Menü -> Dokumente -> Archiv.

• Klicken Sie alternativ im Dokumenten-Browser auf die die gewünschte Rubrik und führen Sie in der Menüleiste Datei -> Archiv aus.
  Sie gelangen direkt zum entprechenden Dokument bzw. zur Rubrik im Archiv.
  
  

Im oberen Bereich können Sie die Anzeige der Archivversionen mit Hilfe von Filtern einschränken:

• Alle archivierten Versionen anzeigen:
  Ist diese Einstellung gewählt, sehen Sie alle Versionen eines Dokuments, die beim Durchlaufen des Workflows entstehen, einschließlich der fertiggestellten (Status "beendet").
  Bei Workflows mit vielen Arbeitsschritten und Dokumenten mit langer Lebensdauer können sich sehr viele Versionen ansammeln. Entsprechend lange kann es dauern, bis der Browser den Rubrikenbaum komplett aufgebaut hat.

• Beendete Archiv-Versionen anzeigen:
  Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie nur die Versionen eines Dokuments sehen möchten, die den Workflow abschließend durchlaufen haben. Diese Versionen enthalten ein "(beendet)" am Ende der Zeile, siehe obige Abbildung. Diese Einstellung empfiehlt sich auch bei Dokumenten mit umfangreichen Workflows oder langer Lebensdauer.

Der Rubrikenbaum wird ausgehend von der Wurzelrubrik abgebildet.
Die einzelnen Rubriken werden zeilenweise mit grauer Hintergrundfarbe angezeigt. (Unter-)Rubriken oder enthaltene Dokumente lassen sich durch Anklicken von öffnen.

Hinweis

Damit der Aufbau der Archivseite schnellstmöglich geschehen kann, zeigt der Archiv-Browser immer nur den Inhalt der Rubrik an, in der Sie sich gerade befinden, sowie die Knotenpunkte bzw. Rubriken, die diese mit höheren Ebenen des Rubrikenbaums verbinden.
Klicken Sie auf START, werden Ihnen wieder alle Hauptrubriken angezeigt.

Dokumente werden ebenfalls zeilenweise angezeigt.

• Klicken Sie auf einen Dokumenteneintrag, um alle archivierten Versionen des Dokuments einzublenden.
• Um das Dokument in der Dokumentenvorschau anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Vorschau im Untermenü oder klicken Sie auf eine bestimmte Version des Dokuments.
• Um ein bestimmtes Dokument oder eine bestimmte Version auszuwählen, klicken Sie in die Checkbox vor den entsprechenden Namen. Führen Sie anschließend optional eine der im Folgenden beschriebenen Aktionen aus.

Für jede Dokumentversion stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Importiren und im Workflow bearbeiten : Lesen Sie hierzu Aus dem Archiv wiederherstellen.

• : Ein Klick auf dieses Symbol öffnet ein Untermenü mit weiteren Funktionen:

  • History: Nutzen Sie diese Option, um die Dokumenten-History der jeweiligen Dokumentversion zu öffnen. Die History wird schreibgeschützt ausgelesen.
  • Vorschau: Wenn Sie sich auf der Ebene eines Dokumenteneintrags befinden, wird Ihnen in der Vorschau die zuletzt beendete Version dieses Dokuments angezeigt.
    Klicken Sie auf den Namen einer Dokumentversionen, um diese in der Vorschau zu betrachten.
  • Änderungen darstellen: Mit dieser Option können Sie Änderungen zwischen zwei oder mehr Dokumentversionen anzeigen lassen. Lesen Sie hierzu Änderungen nachverfolgen.

• Löschen: Lesen Sie hierzu Aus dem Archiv löschen.

Aus dem Archiv wiederherstellen

Alle Änderungen eines Dokuments, die durch einen Benutzer getätigt wurden, werden im Archiv gespeichert.

Freigeschaltete Dokumente erkennen Sie am Status "(beendet)" hinter der entsprechenden Dokumentversion. Beendete Dokumente befinden sich entweder noch in der Freischaltliste auf dem Entwicklungssystem oder bereits auf einem Zielsystem, wenn Sie freigeschaltet wurden.

Es ist möglich, jede Version des Dokuments zu reimportieren.
Wird ein Dokumenten-Ast zum Import ausgewählt, dann wird automatisch die jüngste bzw. die freigeschaltete Version importiert.

Warnung

Die importierten Dokumente werden wieder an den Anfang des für sie vorgesehenen Workflows gesetzt und müssen den Workflow durchlaufen, bevor Sie wieder freigeschaltet werden können. Benutzen Sie diese Einstellung also mit Sorgfalt.

1. Dokumente/Versionen auswählen

• Um ein Dokument zu importieren, d.h. die zuletzt beendete Version dieses Dokuments, klicken Sie neben dem Dokumenteneintrag auf .
• Um eine Dokumentversion zu importieren, klicken Sie in der Zeile der gewünschten Version auf .
• Um mehrere Dokumente/Versionen gleichzeitig zu importieren, markieren Sie die Checkboxen vor den Dokumenten/Versionen. Klicken Sie anschließend auf den Button Import.

• Um alle Dokumente/Versionen gleichzeitig zu importieren, wählen Sie die Checkbox Alle auswählen. Klicken Sie anschließend auf den Button Import.

  Hinweis

  Mit der Option Alle auswählen landet gegebenenfalls eine große Anzahl an Dokumenten auf den Schreibtischen aller Benutzer.

2. Dokumente/Versionen importieren

1. Vor dem Import gelangen Sie in die Dokumenten-History und können dort optional einen Eintrag für die History (beispielsweise der Grund für den Reimport) vornehmen. Diesen Eintrag können Sie per E-mail an andere Benutzer senden.
2. Klicken Sie auf OK, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
   Es wird ein Statusreport angezeigt.
3. Bestätigen Sie dort den endgültigen Import mit OK.

3. Dokumente/Versionen im Workflow bearbeiten

• Wenn nur ein Dokument reimportiert wird, gelangen Sie direkt zum ersten Workflow-Schritt und können das Dokument sofort bearbeiten.
• Wenn mehr als ein Dokument reimportiert wird, ist neben jedem Eintrag im Statusreport ein Bearbeiten-Button zu finden. Wählen Sie das gewünschte Dokument zum Bearbeiten aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
  Sie gelangen zum ersten Workflow-Schritt.

Aus dem Archiv löschen

Wichtig

• Dokumente, die aus dem Archiv gelöscht wurden, sind unwiederbringlich verloren. Sobald Sie ein Dokument aus dem Archiv löschen, werden auch alle Versionen dieses Dokuments gelöscht.
• Im Gegensatz zu vorherigen Versionen von imperia ist es seit Version 9 nun nicht mehr möglich, dass Dokumente auf dem Zielsystem zurückbleiben, für die es keine Version auf dem Entwicklungssystem gibt.

• Wenn Sie ein oder mehrere Dokumente komplett aus dem Archiv löschen möchten, aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen vor dem jeweiligen Dokument/der Version oder wählen Sie alternativ die Checkbox Alle auswählen und klicken Sie auf Löschen.
  Es wird ein Statusreport angezeigt.
• Bestätigen Sie dort den Löschvorgang mit OK oder kehren Sie zurück zum Archiv-Browser.

---

Änderungen nachverfolgen

imperia bietet die Möglichkeit, Änderungen nachzuverfolgen, die an einem Dokument im Laufe seines Bestehens gemacht wurden. Hierzu können Sie zwei verschiedene Versionen eines Dokuments vergleichen. Neu hinzugefügte, geänderte oder gelöschte Texte oder Bilder werden farbig gekennzeichnet. Geänderte Bilder werden mit einem farbigen Rahmen dargestellt und mit einem Link versehen, der ein weiteres Fenster öffnet, in dem das alte und das neue Bild nebeneinander angezeigt werden.

Die Farben, die für die Darstellung der Änderungen verwendet werden, können systemweit oder über das verwendete Template definiert werden.

Die Änderungen an einem Dokument können über das Archiv, über eine eigene Spalte des Schreibtischs oder über das Menü des Genehmigungs-Plug-ins verfolgt werden.

Änderungsverfolgung über das Archiv

1. Änderungen-Dialog öffnen

1. Öffnen Sie das Menü -> Dokumente -> Archiv
   Das Archiv wird geöffnet.
2. Klicken Sie am Ende der Zeile des gewünschten Dokuments auf .
   Das Dropdown-Menü erscheint.

3. Wählen Sie den Menüpunkt Änderungen darstellen.
   
   

   • Alle vorhandenen Versionen des entsprechenden Dokuments werden in einer Liste dargestellt. Das mit dem Datum der letzten Bearbeitung wird auf auf der linken Seite angezeigt, der Status des Dokuments auf der rechten Seite.
   • Schränken Sie die Liste optional mit dem Versionsfilter oder der Anzahl der anzuzeigenden Versionen pro Seite ein.

2. Versionen auswählen

1. Wählen Sie zunächst im Feld Template oben links zwischen dem Template, mit dem das Dokument erzeugt wurde, und einer tabellarischen Ansicht.
   Die tabellarische Ansicht bietet die Möglichkeit, auch Änderungen in Meta-Variablen zu sehen, die keinen darstellbaren Inhalt haben und nicht lesbar im Dokument erscheinen. Hierzu zählt zum Beispiel die Meta-Variable directory, die das Zielverzeichnis des Dokuments enthält.
2. Legen Sie im Feld Modus fest, wie die Anzeige der Änderung gestaltet werden soll (HTML/Quelltext).
3. Wählen Sie dann mit Hilfe der Radio-Buttons Von und Bis die Versionen aus, deren Änderungen Sie anzeigen wollen.
4. Klicken Sie auf OK.
   Die Änderungen werden beispielsweise wie folgt dargestellt:
   
   
   
   Änderungen zwischen den ausgewählten Versionen sind in den Ansichten farbig gekennzeichnet: Neu hinzugekommener Inhalt ist grün und unterstrichen, gelöschter Inhalt rot und durchgestrichen.
   Diese Farben und Texteigenschaften lassen sich jedoch über ein spezielles Stylesheet oder über das Template verändern.

3. Diashow über Änderungen öffnen

Möchten Sie eine Diashow über alle herausgefilterten Versionen starten, klicken Sie auf .
Neben dem eben beschriebenen Dialog zur Anzeige der Änderungen in den Dokumenten wird zusätzlich ein Dialog zur Bedienung der Diashow geöffnet:

• Um die Änderungen anzuzeigen, aktivieren Sie die Checkbox zeige Änderungen.
• Nutzen Sie die bekannten Steuerelemente um die Animationzu zu starten, vor- oder zurückzuspulen, sie zu pausieren oder zu stoppen.
• Klicken Sie auf Import, um die alten Versionen auch wieder einzuspielen. Sie gelangen in einen neuen Dialog, in dem Sie den endgültigen Import vorher bestätigen müssen.

Änderungsverfolgung über den Schreibtisch

Befindet sich ein Dokument noch innerhalb des Workflows, kann man über den Schreibtisch sehen, welche Änderungen in den einzelnen Workflow-Schritten an diesem Dokument gemacht wurden.

Dabei kann eine beliebige vorherige Version mit dem aktuellen Stand oder einer anderen vorherigen Version verglichen werden. Unterschiede in diesen Versionen werden, wie oben beschrieben, in unterschiedlichen Farben dargestellt.

1. Um die Änderungen an einem Dokument über den Schreibtisch anzeigen zu können, muss zunächst die Schreibtisch-Ansicht mit der Spalte Änderung ergänzt werden.
2. Öffnen Sie erneut den Schreibtisch.
3. Klicken Sie in der Spalte Änderungen des entsprechenden Dokuments auf den gleichnamigen Link. Gehen Sie weiter vor, wie unter Änderungsverfolgung über das Archiv beschrieben.

Änderungen beim Genehmigen anzeigen

Hinweis

Die Vorschau mit Änderungsverfolgung ist nur bei re-importierten Dokumenten verfügbar.

Änderungen einer Dokumentenversion, die genehmigt werden sollen, können im Vergleich zur letzten beendeten Version im Genehmigen-Workflow-Schritt angezeigt werden.

• Klicken Sie im Dialogfenster Vorschau Genehmigung auf Änderungen. (Der Vorschau-Button öffnet nur eine Vorschau auf das entsprechende Dokument, ohne dass dabei die Änderungen sichtbar gemacht werden.)
  
  
  
  Ein weiteres Dialogfenster wird geöffnet, in dem das Dokument mit den Änderungen angezeigt wird.