E-Mails senden und empfangen

imperia verfügt über zwei Möglichkeiten, Mails an interne oder externe Empfänger zu versenden.

Interne Mails empfangen und versenden#

Auf das imperia-interne Mailsystem können Sie bequem über das Symbol in der Kopfzeile zugreifen. Hier wird auch die Anzahl der ungelesenen Nachrichten eingeblendet.

Mit Hilfe des internen Mailsystems können Sie Mails an andere imperia-Benutzer innerhalb Ihres Systems verschicken und Mails von anderen imperia-Benutzern empfangen.

Hinweis

Es handelt sich hierbei um keinen E-Mail-Client, mit dem Sie Mails an externe Adressen (adressat@domain.com) versenden können oder externe Mail abrufen können.

In einem zusätzlichen Eingangshinweis finden Sie auf einen Blick Informationen zum Datum, Absender und Betreff einer neuen bzw. ungelesenen Mail. Zudem werden Sie über das interne Mailsystem benachrichtigt, wenn Ihnen ein Dokument zugewiesen wurde.

Tip

Nutzen Sie die 2-Spalten-Ansicht, sodass Sie auf der linken Seite Ihren Posteingang sehen, und rechts neue E-Mails schreiben können. Klicken Sie hierfür rechts in der grauen Leiste des Dialogfensters auf das Symbol zum Verkleinern oder Vergrößern eines Widgets.

Mail lesen#

imperia-Mailbox

Das Postfach zeigt alle Mails in Tabellenform. Zu jeder Mail werden der Betreff, das Datum und der Absender angezeigt.
Bei neuen oder ungelesenen Mails erscheint ein Pfeil als Eingangshinweis vor dem Titel der Mail.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Mail zu öffnen:

Wenn Sie eine Mail aus dem Eingangshinweis heraus öffnen wollen, klicken Sie auf den Betreff oder den Absender der Mail.
Rufen Sie alternativ Ihre Mails über über das Symbol in der Kopfzeile auf.
Auch über Benutzerkonto -> Nachrichten haben Sie Zugriff auf Ihre Mails.

Mail schreiben#

Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf den Button Mail schreiben.
Tragen Sie den Betreff und den Text der Nachricht ein.
Wählen Sie die Empfänger aus:
- Aktivieren Sie die Checkbox An alle Benutzer versenden, wenn die Mail alle Benutzer außer Sie selbst erreichen soll.
- Suchen Sie gegebenenfalls die Empfänger aus der Liste aller Benutzer in der Drop-Down-Box Benutzer aus. Wählen Sie die Benutzer einzeln aus oder schreiben Sie die gewünschten Namen direkt in das Textfeld.
- Alternativ können Sie die Benutzer über ihre Gruppenzugehörigkeit benachrichtigen. Schreiben Sie den Gruppennamen in das Textfeld oder wählen Sie die gewünschte Gruppe aus der Drop-down-Box Gruppe aus.
Versenden Sie die Nachricht über den Button Nachricht senden.

Die Mail wird direkt versendet. Es erscheint eine kurze Bestätigungsmeldung.

Mail löschen#

Um eine E-Mail zu löschen, klicken Sie in der Mailbox am Ende der Zeile einer Nachricht auf .

Benachrichtigung "Dokument zugewiesen"#

Sobald Ihnen ein Dokument zugewiesen wurde, werden Sie über das interne Mailsystem benachrichtigt:

Öffnen Sie die Mail, indem Sie sie anklicken.

In der Nachricht ist ein Link auf die Vorschau des Dokuments enthalten. Zusätzlich enthält die Nachricht einen Link auf den Schreibtisch.

Klicken Sie auf den Link Zeig das Dokument auf dem Schreibtisch an.

Der Schreibtisch wird geöffnet. Auf ihm wird nur das Dokument angezeigt, das Ihnen zugewiesen wurde:

Klicken Sie auf das Symbol in der Freitextsuche, um die Einschränkung auf dieses Dokument wieder aufzuheben.

Externe Mails versenden#

Sie können aus dem Workflow heraus eine E-Mail versenden. Diese kann sowohl an interne als auch an externe Empfänger gehen. Dafür gibt es das interaktive Plug-in Mailversand. Mit diesem Workflow-Plugin können Sie bei bestimmten Ereignissen im Workflow automatisierte E-Mails versenden.

Dieses Mailversand-Plugin ist auch Grundlage für das Weiterleiten von internen Nachrichten an Ihre eigene private, externe E-Mail-Adresse.
Diese Funktion ist im Look and Feel zu finden.