Daten für Dokumente vergeben

Im Dokumenten-Browser kann direkt und außerhalb des Workflows für mehrere Dokumente gleichzeitig das Veröffentlichungsdatum, das Wiedervorlagedatum und das Verfallsdatum festgelegt werden.

Daten im Dokumenten-Browser festlegen

• Der Dokumenten-Browser wird über Dokumente -> Dokumenten-Browser erreicht.

• Daten ändern unter der Dokumententabelle öffnet das Dialogfenster zur Festlegung der Daten.

• Für jeden Datumstyp kann nun unter Nutzung der Drop-down-Listen oder der Kalenderfunktion ein Datum und ein Zeitpunkt festgelegt werden. Zuvor muss für den Datumstyp das Bearbeitungs-Häkchen in der Checkbox aktiviert werden.

• Mit Hilfe des Links Zur Löschung vormerken kann festgelegt werden, dass der Datumseintrag mit dem Ändern der Daten wieder aus den Dokumenten entfernt werden soll.

Nach dem Speichern informiert eine Bestätigung, für welche Dokumente die Änderungen vorgenommen wurden.

Benötigte Berechtigungen

Um die Daten für ein oder mehrere Dokumente vergeben zu können, benötigen Benutzer die Zugriffsrechte auf die Controller expiry_date, publish_date und resubmission_date.

• Öffnen Sie über System -> Rechte die Rechteverwaltung.

• Wählen Sie das Recht expiry_date im Bereich der Zugriffsrechte aus.
• Wenn der ausgewählte Controller nicht die Rechte des übergeordneten Controllers erben soll, deaktivieren Sie den entsprechenden Schalter.
• Aktivieren Sie im rechten Bereich unter Benutzer-Rechte setzen eine der angebotenen Radioboxen - je nachdem ob jeder, nur bestimmte Gruppen oder nur der Superuser das Verfallsdatum setzen können soll.
• Sie können alternativ auch die Berechtigungen vom übergeordneten Controller erben lassen, indem Sie den gleichlautenden Schalter aktivieren.
• Führen Sie gegebenenfalls Vererbenden Controller öffnen aus, wenn Sie sich die Rechte dazu ansehen möchten.

• Sichern Sie Ihre Änderungen mit SPEICHERN. Mit ABBRECHEN kehren Sie zur Rechteverwaltung zurück ohne Ihre Angaben zu speichern.
• Wiederholen Sie dieses Vorgehen für die Controller publish_date und resubmission_date.